כך שיפרתי את הפרודקטיביות שלי

זמן קריאה: 9 דקות

לאחרונה שמתי לב להמון שיחות בנושא של פרודקטיביות וכלי פרודוקטיביות. אני לא בטוחה למה, אבל זה כנראה קשור לכך שפתאום כולנו עובדות מהבית. אנחנו נמצאות כל היום מול המחשב, ורק מנסות לוודא שנצליח להתרכז בזמן שהמציאות מתמוססת לנו מול הפנים.

כיוון שכך, החלטתי לכתוב פוסט שמדבר על שלוש התופעות שהכי פוגעות בפרודקטיביות שלי, ועל שלושת הכלים שמשמשים אותי לפתור אותן – אחד שאני משתמשת בו כבר כמה שנים, אחד שבדיוק חוגג אצלי שנה, ואחד שאני משתמשת בו רק כמה שבועות וכבר לא יכולה לדמיין את חיי בלעדיו.

למען הסר ספק אף אחד לא שילם לי ואני לא מכירה אף אחד מהיוצרים של הכלים האלו, אני פשוט משתמשת נלהבת 🙂

---

בעיה ראשונה – Context Switching
כלי פרודקטיביות – Amazing Marvin

התופעה שהכי פוגעת בפרודוקטיביות שלי, יותר מכל דבר אחר, היא context switching. הקטע המעצבן הזה שבו את קופצת בין משימות לעתים קרובות. הכניסה מחדש למשימה לוקחת לי כל כך הרבה זמן, שבפועל אין לי סיכוי להתקדם מדי עם אף אחת מהן.
בעבודה יש לי את הרש”צ הנפלא שלי שמנסה למזער את כמות ה-context switching שאני צריכה להתמודד איתו. המוח שלי, לצערי, מסרב לשתף פעולה לפעמים.

אני יכולה לעבוד בריכוז אינסופי על איזו משימה, ואז פתאום לשמוע קול קטן שאומר “היי, הקוד שאת כותבת פה ממש מתאים לפרויקט השני שאת עובדת עליו, אולי תוסיפי אותו גם לשם?” או “היי, זוכרת שביקשו ממך לעשות את ה-Code Review הזה? אולי תעשי אותו עכשיו כדי שלא תשכחי” ולא לשכוח את “היי, יש קמח בבית? אולי כדי שתלכי לקנות אם את רוצה להכין עוגיות בערב”.

הקול המעצבן הזה הוא המוח שלי שמזכיר לי שהוא פשוט מוצף. אני אדם בוגר, עם משרה מלאה, בן זוג, ילד, בלוג, ותשוקה להכנת עוגיות ביתיות. כל זה אומר שבכל רגע נתון יש לי המון דברים שאני צריכה לעשות. במשך שנים כל המשימות האלה היו פשוט מסתובבות לי בראש ומחכות שאני אעשה אותם. תמיד הצלחתי לעשות בסוף את הכל, אבל גם תמיד הייתי מותשת ממחשבות ודאגות על כל הדברים שאני צריכה לעשות ולא עושה כרגע. זה גרם לי להמון קשיים וחרדה והיה מבאס באופן כללי.

כיוון שאני בן אדם מסודר תמיד ניסיתי לנהל רשימות של דברים שאני צריכה לעשות, אבל איכשהו זה אף פעם לא הלך חלק. היו לי יותר מדי פלטפורמות, כל הזמן ניסיתי אפליקציות ועזבתי אותן. סימנתי מיילים, יצרתי אירועים בקלנדר, שום דבר לא ממש עבד.

לפני שלוש שנים ניסיתי אפליקציה חדשה בשם Amazing Marving, ואיכשהו איתה דווקא הסתדרתי. אני חושבת שזה היה שילוב של הממשק שהיה נוח ויפה ומה שהם קוראים לו “אסטרטגיות”. האסטרטגיות הן פשוט ערימה של פיצ’רים חמודים שאפשר לעשות להפעיל ולבטל בקלות כדי להתנסות בהן, סוג של עולם שלם של כלי פרודקטיביות בתוך אפליקציה אחת.

האסטרטגיות האהובות עליי הן Eat that frog לסימון משימות שנואות ומפחידות במיוחד, ו-Procrastination count שאשכרה סופרת לי כמה ימים אני כבר דוחה משימה מסוימת. בעזרת שתיהן אני מאתרת משימות שאני צריכה פשוט לעשות כבר או להעיף לעזאזל בידיעה שאני לעולם לא אעשה אותן. זה כמו שימוש במזומן לעומת אשראי – כשיש לי בראש משימה שאני דוחה נצח קל לי מאוד להדחיק, אבל כשיש לי מול העיניים משימה שכתוב לי שמחכה כבר 150 יום, זה מניע אותי לפעולה.

זו אפליקציה בתשלום, אבל לדעתי יש חודש חינם ואני בהחלט ממליצה להתנסות בה.

בעיה שנייה – FOMO
כלי פרודקטיביות – Pocket

אני לא יודעת אם פומו היא המילה המדויקת פה, אבל זה הרגיש לי די מתאים. התופעה שאני מתייחסת אליה היא זו שמתרחשת כשאני נתקלת בבעיה, ותוך כדי חיפוש אחר פתרון מגיעה לכל מיני מאמרים ופוסטים מעניינים. מצד אחד, אני לא רוצה לעזוב הכל ולקרוא עכשיו, כי זה ייצור לי context switch. מצד שני, חבל לי לוותר על הדבר המעניין שמצאתי. מצד שלישי, זו לא בדיוק משימה. אני לא רוצה להוסיף אותה לרשימת המשימות שלי כי זה סתם ייצור בלגאן ומשימות “מזויפות” שאין לי איך לתזמן.
במשך הרבה זמן הייתי שמה את הלינקים האלה באיזו רשימה בצד ושוכחת מהם לעד.

לפני כשנה התחלתי להשתמש ב-Pocket. זו אפליקציה ממש פשוטה שעושה רק דבר אחד אבל היא עושה אותו היטב – היא שומרת לינקים. יש לה תוסף לכרום שאפשר ללחוץ עליו כל פעם שנמצאות בעמוד מעניין, אז ההוספה ממש קלה. היא מאפשרת לתייג את הלינקים ששומרות, כדי שאחר כך תוכלו לזכור באיזה הקשר בדיוק רציתן לקרוא את המאמר הזה על Try, Option or Either? והיא מציגה את הכל בתצוגה יפה ונוחה. 

מבחינתי ל-Pocket יש שני שימושים עיקריים – 

1. כשיש לי קצת זמן פנוי אני יכולה להיכנס, לבחור מאמר מעניין ולקרוא אותו (קורה לעתים מאוד נדירות).
2. כשאני מספרת לאנשים על “המאמר המצוין שקראתי” יש לי דרך למצוא אותו ולשלוח להם לינק. למען האמת, Pocket הייתה ההשראה המקורית לעמוד המקורות בבלוג שלי, ודרכה עברו כל הלינקים שנמצאים שם.

בעיה שלישית – מה, כבר ארבע?!
כלי פרודקטיביות – Toggl

לבעיה הזו יש הרבה שמות. חלק יקראו לה “איך הזמן טס?” אחרות יקראו לה “לאן נעלם כל היום שלי?” ורבים מחבריי לעבודה קוראים לה “פתאום, בלי ששמתי לב, נהיה שתיים בלילה”.
לא משנה איך תקראו לתופעה הזו, כולנו סובלות ממנה. זה מה שקורה כשאתן מתחילות לעבוד בבוקר ופתאום נהיה אחר הצהריים. לא הספקתן שליש ממה שתכננתן ואין לכן מושג מה עשיתן כל היום.

מעבר לתחושה הלא נעימה, הבעיה הזו ממש פגעה בי ברמה המקצועית. אחת המיומנויות הכי חשובות שיכולה להיות למתכנתות היא היכולת להעריך כמה זמן משימה תיקח. זו מיומנות שתמיד הייתה מאוד חלשה אצלי ואני עובדת קשה כדי לשפר אותה.
מנסיוני, כדי להיות מסוגלת להעריך כמה זמן תיקח משימה אני צריכה לעשות שני דברים –  

1. לפרק משימות מורכבות למשימות קטנות יותר.
   זו יכולת שמשתפרת עם ניסיון, אימון והיכרות עם הקוד, ואני מרגישה שהשתפרה אצלי מאוד בשנה האחרונה.
2. להעריך כמה זמן כל משימה קטנה תיקח לביצוע.
   זה כבר מסובך יותר. כשאני מסתכלת על משימה קשה לי לדעת כמה זמן היא תיקח כי אני לא באמת יודעת מספיק טוב להגיד כמה זמן משימות כאלו לקחו בעבר.

הבעיה הזו, של לא לדעת כמה זמן משימות לקחו לי קשורה באופן ישיר לתחושה שנגמר לי היום ואין לי מושג מה עשיתי. אני עובדת כל היום, אבל העבודה תמיד מורכבת מכמה בלוקים ארוכים יותר שביניהם מפוזרות פגישות, Code Reviews, ארוחת צהריים ופה ושם תקלה שצריך לטפל בה. בסוף היום קשה לי להגיד כמה זמן עבדתי בפועל על כל משימה ספציפית, וגם אין לי זמן לשבת ולהתעסק עם החישובים.

לפני כמה שבועות התחלתי להשתמש ב-Toggl ואני מרגישה שהיא עונה לי ב-100% על הצורך הזה. מדובר באפליקציה פשוטה מאוד. היא בגדול כפתור של טיימר, שאני מדליקה ומכבה בכל פעם שאני מתחילה ומפסיקה לעבוד על משימה. בסוף היום נוצר דו”ח שמפרט כמה זמן עבדתי במצטבר על כל דבר. 

הדבר הכי מגניב, לטעמי, באפליקציה של Toggl הן כל האינטגרציות שחוסכות לי את ההזנה של פרטי המשימה שאני עובדת עליה כרגע. יש אינטגרציה לקלנדר שמאפשרת לתזמן ישיבות, אינטגרציה לגוגל דוקס שמאפשרת לי לתזמן את הפוסט הזה בזמן שאני עובדת עליו, איטגרציה לג’ירה, אינטגרציה לטרלו ועוד מלא אינטגרציות לכלים שאני לא מכירה. האינטגרציה האהובה עליי היא האינטגרציה הגאונית לגיטהאב שמאפשרת לי לתזמן Pull Requests. בלחיצת כפתור אני יכולה לתזמן גם את הקוד שאני עובדת עליו וגם Code Reviews שאני עושה לאחרות.
כיוון שהדבר הכי מעצבן באפליקציות משימות (לפחות מבחינתי) זה ליצור את המשימות ולכתוב כל הזמן על מה אני עובדת בדיוק, האינטגרציות האלו קנו אותי לגמרי.

---

זהו, אלו הכלים האהובים עליי.
אם הם יעזרו לכן, זה יהיה ממש מגניב ואם לא זה גם בסדר. כך או כך, אני ממש ממליצה לכן לשבת, לנסח לעצמכן מה הן הבעיות הספציפיות שמקשות עליכן ואתן רוצות לפתור ולצאת ולמצוא את כלי הפרודקטיביות שיעזור לכן להתמודד איתן.

אשמח לשמוע בתגובות מה הן בעיות הפרודקטיביות שלכן ואילו כלים עוזרים לכן להתמודד איתן!